Microsoft SharePoint sisältää lukuisia sähköisen asioinnin työkaluja. Tässä kirjoituksessa kuvataan kahta toimintoa, joiden avulla voidaan analysoida asiointipalvelujen käyttäjätyytyväisyyttä tilastollisella tavalla.

Kun ePalvelu asiointipalvelut on integroitu kunnan SharePointiin, asiointitapahtumat toimitetaan palvelukohtaiseen dokumenttikirjastoon. Dokumenttikirjastoon voidaan määritellä saraketietoja, jotka poimitaan käyttäjän täyttämistä tai valitsemista tiedoista. Näitä saraketietoja voidaan käyttää monella tapaa työnkuluissa, hakutoiminnoissa, näkymien rajaustietoina ja tilastollisessa analysoinnissa.

Esimerkiksi koululaisen erityisruokavalion ilmoituksessa oppilaan vanhempi valitsee oppilaan koulun. Kun valinta määritetään saraketiedoksi, voidaan kouluja varten muodostaa koulukohtaisia työnkulkuja tai rajattuja näkymiä.
Käyttäjätyytyväisyyskyselyn tulosten keräämistä varten määritetään SharePointiin dokumenttikirjasto ja metatiedot.

Käyttäjätyytyväisyyskyselyn tulosten keräämistä varten määritetään SharePointiin dokumenttikirjasto ja metatiedot.

SharePointin kirjaston tiedot voidaan linkittää Exceliin työkirjaan. Tämä toiminto yhdistettynä edellä kuvattuun saraketietojen poimintaan mahdollistaa haluttujen lomaketietojen tilastollisen analysoinnin. Käyttäjätyytyväisyyskyselyn tapauksessa kaikki väittämät voidaan määrittää saraketiedoiksi, jolloin kyselyn tulokset saadaan automaattisesti koostetuksi taulukkolaskentaan ja visuaalisiin kaavioihin. Koska tieto on linkitetty SharePointin kirjastoon, Excelin koosteraportti saadaan päivitettyä Excelin Päivitä kaikki -toiminnolla.

Kyselyn tulokset saadaan automaattisesti Exceliin. Viimeisimmät kyselyn tulokset saadaan päivitettyä Exceliin Päivitä kaikki -toiminnolla, jolloin tiedot ja kaaviot päivittyvät automaattisesti.

Kyselyn tulokset saadaan automaattisesti Exceliin. Viimeisimmät kyselyn tulokset saadaan päivitettyä Exceliin Päivitä kaikki -toiminnolla (korostettu punaisella renkaalla), jolloin tiedot ja kaaviot päivittyvät automaattisesti.

ePalvelu on ensisijaisesti kehitetty kuntien lomakkeiden sähköistämiseen, mutta sähköisillä asiointipalveluilla voidaan kerätä myös palautetta eri tarpeisiin. Käyttäjätyytyväisyyspalautteen keräämiseen on valmis lomakepohja, jonka avulla asiointipalvelujen käyttäjiltä voidaan asiointitapahtuman jälkeen tiedustella palautetta käyttökokemuksesta.

Käyttäjä voi halutessaan täyttää käyttäjätyytyväisyyskyselyn asiointitapahtuman lähetyksen jälkeen avautuvasta linkistä.

Käyttäjä voi halutessaan täyttää käyttäjätyytyväisyyskyselyn asiointitapahtuman lähetyksen jälkeen avautuvasta linkistä.

Käytettävyystyytyväisyyskyselyn kysymyspatteristo perustuu System usability scale (SUS) -kyselyyn (ks. https://www.usability.gov/how-to-and-tools/methods/system-usability-scale.html). Lisäksi esitietoina kysytään käyttäjän aikaisempaa julkishallinnon sähköisten palvelujen käyttöä sekä yleisarvosanaa risujen tai ruusujen muodossa. Käyttäjä voi myös halutessaan kirjoittaa palautetta, kehitysehdotuksia tai terveisiä asiointipalvelujen kehittäjille. Kaikkiaan kysely sisältää kolmetoista monivalintaa ja avoimen palautekentän. Kyselyn sisältöä voidaan tarpeen mukaan räätälöidä kuntakohtaisesti. Malli kyselystä osoitteessa https://eventizer.epalvelu.fi/services/testi/1818/

Kyselyn sisältöä voidaan räätälöidä ePalvelun editori-työkalulla.

Kyselyn sisältöä voidaan räätälöidä ePalvelun editori-työkalulla.

Kun käyttäjä on lähettänyt asiointitapahtuman tiedot kuntaan, hän voi halutessaan vastata kyselyyn. Kysely toimii samaan tapaan kuin muut asiointipalvelut ja mukautuu käytettyyn laitteeseen.

Kun käyttäjä on lähettänyt asiointitapahtuman tiedot kuntaan, hän voi halutessaan vastata kyselyyn. Kysely toimii samaan tapaan kuin muut asiointipalvelut ja mukautuu käytettyyn laitteeseen.

Lisätietoa SharePointin sarakkeista: https://support.microsoft.com/fi-fi/office/tietoja-ja-luetteloita-sharepointissa-647a1fba-e144-4755-85e8-1f3cc0eaf2a8#ID0EAABAAA=Columns
Lisätietoa SharePointin Excel-linkistä: https://support.microsoft.com/fi-fi/office/tietojen-vieminen-sharepointista-exceliin-bfb2ea48-6118-4fa9-abb6-cced9424e5d9