Microsoft 365 tunnistus mahdollistaa kunnan työntekijän tunnistamisen sisäisissä lomakkeissa. Tunnistus hyödyntää Microsoft 365 tunnistusta ja toiminto edellyttää, että kunnassa on käytössä Microsoft 365 palvelupaketti. Tunnistus voidaan rajata vain kunnan oman toimialan tunnuksiin, jolloin käsittelijä voi varmistua, että tunnistetulla käyttäjällä on kunnan myöntämä tunnus. Tunnistus lisäksi esitäyttää lomakkeelle käyttäjän sähköpostiosoitteen ja nimen.
Microsoft 365 tunnistus soveltuu mm. seuraaviin lomaketarpeisiin:
• Matkalasku
• Käyttäjätunnusten tilauslomake
• Tietohallinnon laitetilaus
• Tietoturvasitoumus
• Ansionmenetyskorvaushakemus luottamushenkilöille
• Luottamushenkilön sidonnaisuusilmoitus
• Viranhaltijan sidonnaisuusilmoitus
• Luottamushenkilön kokouspalkkio
• Maksumääräys
• Toimituspalkkiohakemus
• Vaalitoimitsijailmoitus
• Kotihoidon pysäköintitunnushakemus
• Hakemus työkokemuslisään
• Hakemus vuosisidonnaisesta lisästä
• Työntekijän läheltä piti -ilmoitus
• Etätyösopimus
Vaihe 1, lomake vaatii tunnistautumista ennen lomakkeen lähettämistä. Painike ’Siirry tunnistautumiseen’ ohjaa käyttäjän Microsoft 365 tunnistukseen.
Vaihe 2, Käyttäjä syöttää sähköpostiosoitteen ja salasanan. Ensimmäisellä kerralla tunnistuksen käyttö varmistaa, että lomake saa käyttöön käyttäjän sähköpostiosoitteen ja nimen. Jos käyttäjä on jo aiemmin tunnistautunut, kirjautumisvaihe saatetaan ohittaa.
Vaihe 3, tunnistautuneen käyttäjän tiedot näkyvät lomakkeella ja käyttäjä voi lähettää lomakkeen tiedot.