Microsoft SharePointin tiedostokirjastoja voidaan käyttää lomakeasioinnin käsittelytyötilana. Käsittelytyötilassa saapuneet lomakkeet ovat listassa, josta ne saa tiedostonimestä avattua tarkasteluun. Lomakkeet ovat PDF-muodossa ja tarvittaessa ne voi ladata käsittelytyötilasta esimerkiksi asianhallintajärjestelmään.
Tietojen poiminta työtilaan
Käyttäjän syöttämiä lomakkeen tietoja voidaan poimia käsittelytyötilaan esimerkiksi suodattamista, järjestämistä tai koostamista varten. Tällöin käsittelytyötilaan muodostetaan jokaista poimittua lomakkeen tietoa varten sarake, joka vastaa Excelin saraketta. Tieto poimittavista tiedoista tulisi määrittää ennen julkaisua. Normaaliin käyttöönottoon sisältyy maksimissaan 10 poimittavan tiedon määrittely ja ylimeneviltä osin määrittelytyö tehdään lisätyönä. Jos tietoja halutaan poimia työtilaan jälkikäteen jo saapuneisiin lomakkeisiin, vaatii se lisätyönä tehtävän eräajon.
Työtilan suodattaminen
Suodattamalla voidaan listata esimerkiksi tiettyyn toimipisteeseen, kouluun, toimialaan tai alueeseen liittyvät lomakkeet. Suodattaminen edellyttää, että lomakkeella kysytään käyttäjältä suodatukseen käytettävä tieto esimerkiksi valintalistalla tai valintapainikkeella, ja tieto poimitaan lomakkeen sisällöstä työtilan saraketiedoksi. Suodatus voidaan tallentaa näkymäksi, joten eri toimipisteiden/alueiden/toimialojen käsittelijöille voidaan muodostaa omat näkymät.
Lisätietoa ja ohje SharePointin suodatustoiminnosta https://support.microsoft.com/fi-fi/office/sharepoint-n%C3%A4kym%C3%A4n-muokkaaminen-suodatuksen-avulla-3d8efc52-0808-4731-8f9b-3dfaeacea3d4
Työtilan järjestäminen
Työtilaan tulleiden lomakkeiden järjestys voidaan valita halutun saraketiedon mukaan. Järjestys voidaan tehdä esimerkiksi saapumisjärjestykseen tai saraketiedoksi poimitun tiedon mukaan aakkosjärjestykseen.
Lisätietoa ja ohje listauksen järjestämiseen https://support.microsoft.com/fi-fi/office/organize-files-in-a-library-f8f3612b-82c1-4f97-bfe1-411e20926a2b
Tietojen vienti Exceliin
Työtilaan poimitut tiedot voidaan koostaa Exceliin SharePointin Vie Exceliin -toiminnolla, ks. ohje https://support.microsoft.com/fi-fi/office/tietojen-vieminen-sharepointista-exceliin-bfb2ea48-6118-4fa9-abb6-cced9424e5d9
Pääsynhallinta
Käsittelytyötilan pääsynhallinta ja käyttöoikeudet on rajoitettu nimetyille käsittelijöille. Työtilan käyttö perustuu toimialatunnuksiin ja työtilan linkki voi edellyttää kirjautumista toimialatunnuksilla. SharePointin hallintaan liittyvät käytänteet sovitaan lomakepalvelun käyttöönoton yhteydessä.
Liitteiden avaaminen
Käyttäjän lisäämät liitetiedostot siirtyy käsittelytyötilaan asiointitapahtumakohtaiseen alikansioon, josta ne on helppo avata tai siirtää haluttuun käsittelyjärjestelmään. Varsinainen lomaketiedosto voidaan vaihtoehtoisesti viedä joko samaan alikansioon kuin liitteet, tai se voidaan tuoda käsittelytyötilan juurikansioon.
Lomakkeiden poistaminen työtilasta
Käsittelytyötila ei ole tarkoitettu pitkäaikaiseen säilytykseen. On tärkeä huomioida, että lomakkeen käsittelyn jälkeen dokumentti tulisi poistaa käsittelytyötilasta. Käsittelytyötilassa voi olla kunnan käytänteestä riippuen dokumenttien automaattinen poisto (1-2 vuoden kuluessa lomakkeen saapumisesta).
Lisätietoa ja ohje tiedoston poistamiseen https://support.microsoft.com/fi-fi/office/tiedoston-kansion-tai-linkin-poistaminen-sharepoint-tiedostokirjastosta-71f3c90a-0d24-4d80-8b66-f88234b79a52